導入
会議が終わったあと、30分、1時間とかけて議事録を作っていないでしょうか。
発言内容を思い出しながらメモを整理し、決定事項を書き直し、参加者へメールで送る。必要な仕事ではありますが、本当に人が時間をかけるべき仕事なのかは考える必要があります。
生成AIの普及によって、この議事録作成は大きく変わり始めています。
ChatGPTを活用すれば、会議の文字起こしやメモから、要点、決定事項、課題、担当者、期限などを短時間で整理できます。
背景
これまで議事録は、「会議で話した内容を記録するもの」と考えられてきました。
しかし、経営や業務改善の観点から考えると、重要なのは記録そのものではありません。
会議によって何が決まり、その結果、誰が何をするのかを明確にすることです。
ChatGPTには、会議の文字起こしやメモを入力し、
「重要事項を5つにまとめる」
「決定事項だけ抽出する」
「担当者・期限・タスクを表にする」
と指示できます。
さらに対応環境では、ChatGPT Recordによって会議音声を文字起こし・要約し、その内容をメールやプロジェクト計画などへ変換することもできます。
問題の本質
議事録作成で問題なのは、文章を書く時間だけではありません。
会議中に「あとで議事録を書かなければ」と考えるあまり、議論そのものに集中できないことです。
さらに、詳細な議事録を作っても、その後誰も読まなければ意味がありません。
私が重要だと考えるのは、
議事録を作ることではなく、会議を行動につなげることです。
ChatGPTで議事録を作る5つのステップ
1．会議内容を記録する
録音、文字起こし、メモなどで会議内容を残します。録音する場合は参加者の同意や社内ルールを確認します。
2．ChatGPTへ入力する
文字起こしやメモをChatGPTに渡します。
3．目的を指定する
例えば、
「経営会議用の議事録にしてください。①決定事項②継続課題③担当者④期限⑤次回確認事項に分けてください」
と指示します。
4．人が内容を確認する
AIの出力をそのまま使用せず、数字、固有名詞、担当者、期限、重要な決定事項を確認します。ChatGPTの文字起こしには誤りが生じる可能性があるため、重要情報の確認は必要です。
5．次の行動に変換する
ここが最も重要です。
議事録からToDoリスト、担当者別タスク、メール、次回会議の議題まで作成します。
中小企業や経営者への影響
人材に余裕のない中小企業ほど、管理職や営業担当者が議事録作成などの事務作業に時間を取られています。
仮に毎週複数回の会議があるなら、一つひとつの小さな作業時間でも年間では大きな時間になります。
生成AIは、人を減らすためではなく、こうした付随業務を減らし、人が顧客対応、判断、企画、改善に時間を使うために活用するべきです。
経営コンサルタントとしての考察
私が企業のAI導入で重視しているのは、「今の仕事をそのままAIに置き換える」ことではありません。
まず、
そもそも、その仕事は何のために行っているのか
を考えることです。
議事録の目的が「記録を残すこと」になれば、AIで文章を作って終わります。
しかし目的を「決定事項を実行すること」と定義すれば、AIの使い方は変わります。
議事録作成から、タスク整理、担当者確認、次回会議の議題作成までつながっていきます。
企業が今後取り組むべきこと
まず一つの定例会議から試してみることをおすすめします。
会議後、
「決定事項」
「担当者」
「期限」
「未解決課題」
「次回確認事項」
の5項目をChatGPTに整理させます。
その結果、会議後の仕事がどれだけ減るのかを確認してください。
まとめ
ChatGPTによって議事録作成は大幅に効率化できます。
しかし、本当の価値は「議事録が早くできること」ではありません。
議事録を作る時間を減らし、人が顧客、社員、戦略、意思決定について考える時間を増やすことです。
これからの会議で問われるのは、
何を記録したかではなく、何を決め、何を実行したか。
生成AIを使うことで、会議そのもののあり方を見直す機会にもなるのではないでしょうか。
「日々の経営・社会ニュースについての発信はこちら」として、伊藤 弘典｜note
